Por: Rodrigo Aquino     2489 visualizações     Tempo leitura: 7 min

Ultimamente empresas de diversos setores, principalmente de TI, estão em busca de melhorias em seus processos de desenvolvimento de determinados produtos e/ou serviços. Uma dessas melhorias é a criação de times ágeis (também conhecido como células de produção, fazendo um comparativo com a manufatura).

Um time ágil pode ter várias definições, uma delas é um grupo de pessoas com o poder de receber ou captar uma demanda e transformá-la em valor para o cliente o mais rápido possível sem interrupções, percorrendo todo o fluxo de valor.

Ao optar por esse tipo de melhoria, a empresa pode algumas vezes não obter bons resultados e achar que formar um time ágil não tenha contribuído positivamente para a mudança de seu processo. Quando ocorre uma situação desse tipo, os colaboradores das organizações tendem a acreditar que a formação de times ágeis não foi uma boa ideia.

Fazendo um comparativo com o Scrum; os colaboradores costumam dizer: “... temos uma cultura diferente e talvez por isso não funcionou tão bem na empresa que trabalho”. Formar uma equipe ágil é na verdade um dos primeiros passos para uma grande mudança cultural na companhia e de mindset de seus colaboradores.

Sabemos que estabelecer uma mudança cultural na organização não é uma tarefa nada fácil, porém, a boa notícia é que de acordo com as empresas que presenciei a adoção de uma célula ágil foi possível melhorar a produtividade do time de 30% a 150% ou mais. Clique aqui e veja um exemplo de como uma empresa melhorou a produtividade de um produto em mais de 100%.

O possível fracasso de uma implantação desse tipo se dá na maioria das vezes devido à maneira adotada pela empresa para criar um time ágil (1). Por essa razão, escrevo resumidamente quatro passos para criar um time de sucesso:

1) Escolha corretamente o problema relacionado a um produto/serviço
A formação dessa equipe deve ser vista como uma consequência de algo maior, ou seja, deve existir um propósito claro do por que esse time será criado, ou em outras palavras, qual o problema de negócio que sua empresa resolverá com essa mudança. O problema pode estar relacionado a por exemplo com: diminuição do marketing share de determinado produto, baixa qualidade, alto lead time na entrega das demandas, etc.

Escolhendo corretamente o problema para resolver ficará mais fácil definir o objetivo da célula, deixando claro para os participantes o que se espera deles.

2) Envolva a diretoria e todas as áreas da empresa que trabalham no fluxo de valor do produto/serviço
Entender o fluxo de valor do produto de ponta a ponta é crucial para montar a equipe corretamente. Formam o fluxo de valor: as pessoas que recebem o pedido ou uma demanda do cliente, as que fazem parte do processo de desenvolvimento, além dos colaboradores responsáveis em colocar a pendência em produção.

Essa etapa não é nada fácil, pois em muitos casos o produto possui certa complexidade e envolve outras áreas de apoio que, por diversas vezes, estão situadas fisicamente em outros locais. Além disso, o desafio exige apoio da diretoria, pois normalmente essas áreas são supervisionadas por diferentes líderes cada qual com suas respectivas tarefas não necessariamente relacionadas ao funcionamento do time ágil.

Colocar todas essas pessoas juntas inicialmente é crucial para o sucesso do time – isso diminuirá o tempo de espera que a informação leva para percorrer as etapas do processo. Se esses colaboradores não estiverem juntos, sua empresa não terá um time ágil! (2).

Antes de começar a tirar as pessoas de um local e colocar em outro é necessário termos um bom planejamento e, como já mencionado anteriormente, um propósito claro e para isso, precisamos de uma ferramenta chamada A3.

3) Elabore um A3 para resolução de problemas
O A3 é uma folha de papel de tamanho internacional 297 x 420 mm que servirá para descrever o diálogo entre mentor e subordinado. Ela deve ser dividida em dois lados: esquerdo (descreve o problema) e direito (possíveis contramedidas). Clique aqui para mais detalhes do o que é um A3.

Figura 1. Exemplo de como preencher o relatório A3.
Fonte: Shook, J.(2008), Gerenciando para o aprendizado. São Paulo: Lean Institute Brasil

Por meio desse formulário pretende-se encontrar a causa raiz do problema e posteriormente estabelecer um plano de ação para resolvê-lo definitivamente. Se não for encontrada a verdadeira causa, a solução não será definitiva, levando a desperdícios e consequentemente a desmotivação dos colaboradores, pois a equipe ágil não funcionará conforme o esperado.

4) Desenhe o mapa do fluxo de valor do estado atual e do estado futuro do produto/serviço
O mapa do fluxo de valor (MFV) é uma ferramenta que estabelece a comunicação padronizada entre os colaboradores. Com ela é possível mapear um processo conhecendo com profundidade as etapas, os responsáveis, os tempos de espera, de processamento, etc. Clique aqui e saiba mais sobre essa poderosa ferramenta.

Figura 2. Exemplo de um MFV do estado atual – Fonte: Aprendendo a enxergar de Mike Rother e John Shook, São Paulo: Lean Institute Brasil

Ao fazer o mapa conheceremos como a informação fluirá entre as áreas e os colaboradores da empresa. Um MFV do estado atual pode ser usado para compor o lado esquerdo do A3, mais especificamente, no campo situação atual. Já o MFV do estado futuro poderá compor o lado direito no campo contramedidas.

Durante o processo de construção do MFV do estado atual a equipe começará a enxergar diversos problemas que deverão ser solucionados ao desenhar o MFV futuro. Por exemplo: em quais etapas a demanda fica maior tempo parada, onde há retrabalho, menos qualidade, quais medições poderiam ser feitas fazer para melhorar o processo, etc.

Conclusão

A criação de um time ágil exige muito mais do que simplesmente aproximar pessoas, mas uma mudança cultural na empresa. Os colaboradores passarão a desenvolver outras tarefas de forma a ter fluxo contínuo nas entregas, o entendimento do que é o valor para o cliente passará a ser buscado constantemente, a interação entre as pessoas será maior de forma a entender os problemas do dia a dia, etc. A equipe será mais produtiva, pois estará cada vez mais motivada assim que ela perceber a importância de seu trabalho para o cliente.

Procurei nesse artigo escrever um resumo sobre como criar um time ágil de sucesso. Há muitos outros detalhes nessa criação e perguntas que não foram respondidas como, por exemplo:

- Como identificar o WIP (estoque em processo), torna-lo visível e trabalhar em sua eliminação?
- Como montar a gestão visual da célula?
- Porque é tão importante a realização das reuniões diárias?
- Como estabelecer uma cultura kaizen no time?

Essas e outras perguntas serão respondidas no treinamento de como formar times ágeis – clique aqui para mais detalhes.

(1). Um time ágil pode iniciar suas entregas utilizando o Scrum. Após o ganho de maturidade a ideia é que essas entregas sejam feitas diariamente.
(2). Nesse caso, não estou me refiro aos responsáveis pelos sistemas embarcados que compõe o produto ou serviço em questão.

Data da publicação: 02/03/2018

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