Em 1937, quando Taiichi Ohno ainda trabalhava na Toyoda Spinning and Weaving ouviu um homem dizer que a produção de um trabalhador americano era nove vezes maior que de um japonês. Quando em 1945, Kiichiro Toyoda disse: “Alcancemos os Estados Unidos em três anos. Caso contrário, a indústria automobilística do Japão não sobreviverá.” Ohno pensou: “Mas será que um americano podia realmente exercer nove vezes mais esforço físico?”. Era claro que os japoneses estavam desperdiçando alguma coisa. Se o desperdício fosse eliminado, a produção aumentaria instantaneamente e isso marcou o início do atual Sistema Toyota de Produção. Taiichi Ohno cate gorizou os desperdícios em: superprodução, espera, transporte, processamento, estoque, movimentação e produtos defeituosos. Ele estava certo de que a eliminação com pleta desses desperdícios aumentava a eficiência da operação. Para começar a Toyota deveria produzir somente o necessário, liberando força de trabalho extra.
Quando falamos de desperdícios em TI há sempre uma dificuldade em identificá-los claramente. Steven Bell, em seu livro TI Lean, adaptou os sete desperdícios à tecnologia da informação comparando-os também à manufatura e o escritório, conforme mostra a figura 1. No final de sua obra é possível encontrar uma série de outros exemplos mais específicos que podem ajudar no esclarecimento deste conceito.
Figura 1. Comparação de desperdício na manufatura, no escritório e na TI. Fonte: Bell, C. S. e Orzen, A. M. (2013),
TI Lean – Capacitando e Sustentando sua Transformação Lean (p. 61). São Paulo: Lean Institute Brasil.
Steven também descreve Lean TI assumindo duas dimensões: voltada para fora (o qual será expressa pela palavra - out) no aspecto de melhorar a gestão e processos empresariais, e voltada para dentro (o qual será expressa pela palavra - in) no uso de princípios e ferramentas para melhoria das operações, serviços e desenvolvimento de software. É importante esclarecer essa separação a fim de entendermos qual área da TI o desperdício está ocorrendo. Na tabela 1, apresento alguns exemplos de desperdícios categorizados pelas dimensões in e out.
| Estoque | In: Excesso de especificações em processo causado pela lentidão no desenvolvimento (Backlog). Diversas funções no código fonte que possuem a mesma utilidade ou não são usadas pelo sistema. |
| Out: O número de licenças de software é maior do que a quantidade de usuários. Informações duplicadas desnecessariamente no banco de dados. Excesso de links no menu de um sistema que são acessados apenas por pessoas de outro departamento. |
| Produção em excesso | In: Desenvolver algo que o cliente não utilizará. Reescrever funções que já estão prontas para um projeto. |
| Out: Sistema libera relatórios com informações que não são utilizadas pelos usuários. |
| Espera | In: Desenvolvimento parado aguardando por User Story ou qualquer outro tipo de especificação. |
| Out: Sistema leva muito tempo para passar de uma tela para outra, obrigando o usuário a esperar. |
| Transporte | In: Um programador especificar o que está desenvolvendo e enviar ao responsável (Product Owner). |
| Out: Fazer integrações com outros sistemas desnecessariamente (por exemplo, Web Services). |
| Superprocessamento | In: Desenvolvimento de código sem otimização, causando superprocessamento da máquina. Reuniões improdutivas (pode ser Out também). |
| Out: Acumular muitas funcionalidades em apenas uma tela do sistema, levando ao superprocessamento. |
| Movimentação | In: Acessar help, Google ou qualquer outro tipo de site para esclarecer dúvidas simples de programação. |
| Out: Necessidade do usuário buscar informações em outras telas do sistema e em seguida voltar para onde estava. |
| Defeitos | In: Inconsistência entre a especificação e o resultado esperado. |
| Out: Sistema apresenta um erro de programação durante sua utilização pelo usuário. |
Tabela 1. Exemplos de desperdícios em Lean TI categorizados pelas dimensões in e out.
O pior desperdício seja em TI, manufatura ou escritório é a produção em excesso, pois com ele se carrega todos os outros. Entender claramente os desperdícios e focar em sua redução, começando pela produção em excesso, é o primeiro passo para a conscientização das pessoas e a evolução da organização. Foi dessa maneira que Taiichi Ohno iniciou o Sistema Toyota de Produção.
Conclui-se que não é preciso sistemas revolucionários de software ou gestão para ajudar uma empresa, mas entender primeiramente o que deve ser reduzido e trabalhar sem perder o foco, fará os resultados aparecerem rapidamente. Por exemplo, imaginemos uma fábrica que conseguiu economizar dois segundos na produção de uma peça. Supondo que a produção seja de 200.000 peças ao mês, ela terá uma economia de 111,11 horas de energia, gasto de máquinas, mão de obra, etc. Entende-se que ao eliminar o desperdício, o custo diminuiu automaticamente. A mesma situação poderia ser aplicada a uma empresa de TI se levarmos em consideração a quantidade de tempo desperdiçado no dia a dia com reuniões improdutivas, telefonemas, emails, etc. Somando o tempo gasto de todos os colaboradores, considerando um mês de trabalho, chegaríamos a um número bem elevado. Em outras palavras, o desperdício deve ser entendido e eliminado pelas organizações.
Bibliografia
- Ohno, T. (1997), O Sistema Toyota de Produção por Taiichi Ohno. Porto Alegre: bookman
- Bell, C. S., Orzen, A. M. (2013), TI Lean - Capacitando e Sustentando sua Transformação Lean. São Paulo: Lean Institute Brasil