Por: Mike Orzen     7277 visualizações     Tempo leitura: 7 min

Nesta parte final da série de três artigos, falaremos como as práticas e princípios do Lean IT proporcionam uma abordagem e ferramentas necessárias para eliminar problemas de qualidade dos dados na fonte. Veja a Parte 1 e Parte 2 .

Para um exemplo prático de Lean IT e gestão de dados, consulte o webinar.

Lean IT como parte da solução

Em lean, toda a melhoria começa com as pessoas. O primeiro passo é se envolver com seus funcionários, levando respeito, criando um desafio significativo e fomentando um ambiente de trabalho onde a excelência é a norma. Quando você se envolve com as pessoas respeitosamente, eles respondem de uma maneira que você poderia nunca ter imaginado.

Quando dados ruins (“Bad Data”) entram em sistemas de TI de alto desempenho, produzem o que um CEO descreveu como "excremento na velocidade da luz!" Mesmo se nós criarmos um ambiente de desenvolvimento de aplicações lean, os Bad Data vão produzir de forma eficiente informações desconectadas e ao longo do tempo as pessoas começarão a perder a confiança em seus líderes, bem como no sistema ERP. A desenvoltura e a capacidade da maior parte das forças de trabalho está adormecida sob camadas de desconfiança, incerteza e falta de confiabilidade dos sistemas que eles são forçados a utilizar.

Você se envolve com as pessoas porque elas realmente são seu recurso mais valioso; na verdade, as pessoas são o seu único recurso! São aqueles que estão mais próximos do trabalho (assim como os mais próximos dos problemas) que mais profundamente compreendem os desafios e estão mais bem posicionados para desenvolver contramedidas eficazes.

Em lean, nós envolvemos as pessoas mais próximas do trabalho para definirmos um estado futuro, determinar nosso estado atual, medir a folga e identificar barreiras e obstáculos. Rodamos uma série de experimentos para fortalecer a nossa compreensão de causa e efeito e validar quais contramedidas efetivamente são importantes para alcançar resultados mensuráveis. Este ciclo de aprendizagem e descoberta (referindo-se ao PDCA - Plan-Do-Check-Adjust) deve ser um processo frequentemente repetido até que fique embutido em nossas rotinas diárias de trabalho. Embora pareça e seja relativamente simples, é perversamente difícil de realizar!

A figura 2 ilustra o ciclo PDCA - um ciclo educativo de experimentação e descoberta. O passo inicial do processo é o “Plan” que começa com ir e ver onde o trabalho é realizado, a fim de entender completamente a situação atual a partir da perspectiva dos clientes, usuários finais e aqueles que fazem o trabalho. A ênfase é colocada em fatos (dados) ao longo da opinião e descoberta de potenciais obstáculos que ameaçam a obtenção de um estado de destino (onde nós precisamos estar em termos de qualidade, tempo de entrega, produtividade, custo e satisfação do cliente). Como nossa compreensão da situação não é total, nós desenvolvemos experimentos para validar nosso entendimento.

Na fase “Do”, rodamos o experimento e comparamos os resultados com as nossas expectativas. Mais uma vez, nós damos ênfase em medir o que mais importa para os clientes, usuários finais e aqueles que fazem o trabalho. Em “Check”, refletimos sobre os resultados dos experimentos e aprendemos. Se os resultados são aqueles que esperamos, validamos nossa compreensão de causa e efeito e demonstramos quais contramedidas destinadas a estimular melhorias realmente funcionam! Se os resultados mostram uma diferença, ainda existe uma falha e então nós ainda não entendemos completamente a situação, e precisamos considerar abordagens alternativas.

Finalmente, na fase de “Adjust” determinamos o nosso próximo passo sobre o que aprendemos durante o “Check”. Se nós identificamos uma solução de trabalho, devemos torná-la parte do processo de trabalho padrão. Por outro lado, se nós não descobrimos uma abordagem que nos leva para onde precisamos estar, entramos em outro ciclo de aprendizagem e descoberta, repetindo a sequência PDCA. O ciclo se repete até atingirmos os resultados desejados.

O poder do PDCA ou resolução de problemas lean está em sua escalabilidade, neutralidade e metodologia. O PDCA funciona tanto para desafios relativamente simples, bem como problemas de nível empresarial complexos. É de domínio neutro e funções eficazes em qualquer disciplina, seja em TI, cadeia de suprimentos, finanças, manufatura, serviços, saúde, ciência ou outros campos. A metodologia estruturada suporta um modo de pensar e um framework mental de como lidamos com problemas, conduzindo-nos a uma análise de maior qualidade e respostas eficazes.

Então onde isso se encaixa em Lean IT? A resposta pode surpreendê-lo: se encaixa no início! Primeiro, envolver as pessoas e fornecer as ferramentas, treinamento e apoio que precisam para conduzir a melhoria de processos de negócio. Essas pessoas, por sua vez, focam no processo para melhorar a qualidade na fonte e no fluxo de valor para os usuários e clientes finais. Então, e só então, é que vamos implementar novas tecnologias e/ou reconfigurar os nossos atuais sistemas para ativar e automatizar processos redesenhados que se concentram principalmente na eficácia.

Este não é um trabalho fácil, mas a recompensa cria novos níveis de desempenho, uma mudança cultural, e uma vantagem competitiva que são quase impossíveis de igualar. As pessoas felizes fazem um grande trabalho. Quando as pessoas experimentam o sentimento positivo de resolver os problemas na causa raiz (em vez de repetidamente trabalhar em torno de problemas crônicos), elas experimentam mudanças radicais no desempenho, crescimento pessoal e trabalho em equipe. Quando elas têm as ferramentas e informações que precisam para ter sucesso, é quando a mágica acontece. Quando se trata de tecnologia, começamos com qualidade na fonte e isso significa dados precisos, completos e oportunos.

Se você quiser ter sucesso, a qualidade dos dados não é uma opção, é uma necessidade. A qualidade de seus dados vai determinar a qualidade da sua informação, que desempenha o papel decisivo na qualidade do seu trabalho. Lidere com respeito a criação de sistemas e processos que produzam um grande trabalho!

Então e agora?

Então, o que você pode fazer para tratar eficazmente problemas de qualidade de dados e alavancar o Lean IT para extrair maior valor do SAP?

Saiba mais: inicie sua jornada Lean IT lendo nosso primeiro livro “Lean IT, Capacitando e Sustentando a sua Transformação Lean”, e pré-encomende o "Como" - The Lean IT Field Guide (disponível novembro 2015). Pré-encomende o livro aqui.

Conecte-se: envolva seus funcionários indo para onde o trabalho é feito procure entender melhor os desafios que eles estão enfrentando e ver as coisas de sua perspectiva.

Se-envolva: introduza melhorias lean de processos, aplicando o ciclo PDCA de experimentação.

Automatize: só depois de ter envolvido seu pessoal e melhorado os processos de trabalho na raiz, você deve considerar novas tecnologias e/ou reconfiguração para automatizar e agilizar os processos já melhorados.

Como discutimos anteriormente, Lean IT, é tudo sobre envolver as pessoas, melhorar os processos e aproveitar a tecnologia - sempre nessa ordem. Quanto mais cedo você começar a abordar a questão da qualidade dos dados, mais cedo você começa a perceber o impacto das informações acessíveis de alta qualidade.

Fonte em inglês: MikeOrzen.com

Data da publicação: 09/10/2015

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