A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais estabeleceu regras importantes para a coleta, armazenamento e utilização de informações pessoais no Brasil. Entre os pontos mais relevantes da legislação está a retenção e o descarte de dados pessoais, práticas fundamentais para garantir segurança, conformidade legal e respeito à privacidade dos titulares.
Muitas empresas ainda acreditam que armazenar o máximo possível de informações é uma vantagem estratégica. No entanto, a LGPD determina que os dados pessoais devem ser mantidos apenas pelo tempo necessário para cumprir a finalidade para a qual foram coletados.
O princípio da necessidade, previsto na legislação, exige que organizações armazenem somente as informações essenciais e pelo período adequado. Após o encerramento da finalidade ou quando não houver mais obrigação legal para manter os dados, o descarte deve ser realizado de forma segura.
Na prática, isso significa que empresas precisam criar políticas claras de retenção de dados. Essas políticas devem definir quais informações são armazenadas, por quanto tempo permanecem nos sistemas e quais procedimentos serão utilizados para exclusão ou anonimização.
Por exemplo, uma loja virtual pode precisar guardar informações fiscais e registros de compras por determinado período devido às exigências tributárias brasileiras. Já currículos recebidos em processos seletivos podem precisar ser eliminados após o encerramento da vaga, caso não exista autorização para manter o banco de talentos.
A retenção excessiva de dados aumenta significativamente os riscos de vazamentos, ataques cibernéticos e uso indevido das informações. Quanto maior o volume de dados armazenados, maior tende a ser o impacto em caso de incidentes de segurança.
Além disso, manter dados desnecessários pode gerar problemas jurídicos e sanções aplicadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados. A ANPD vem reforçando a importância da adoção de práticas de governança e gestão do ciclo de vida dos dados pessoais.
O descarte seguro também merece atenção especial. Simplesmente excluir arquivos de computadores ou apagar registros superficiais não garante que os dados foram eliminados corretamente. Empresas precisam utilizar métodos adequados para impedir recuperação indevida das informações.
Documentos físicos contendo dados pessoais devem ser triturados ou destruídos de maneira segura. Já arquivos digitais podem exigir sobrescrita de dados, eliminação definitiva em servidores e exclusão em backups, dependendo do nível de sensibilidade das informações.
Outra prática importante é a anonimização. Em alguns casos, os dados podem ser mantidos para fins estatísticos ou analíticos desde que deixem de permitir a identificação do titular. Quando corretamente anonimizada, a informação deixa de ser considerada dado pessoal pela LGPD.
A criação de cronogramas automáticos de retenção e descarte ajuda organizações a reduzir riscos e melhorar processos internos. Sistemas de gestão documental e ferramentas de segurança da informação têm sido cada vez mais utilizados para automatizar esse controle.
Treinar colaboradores também é essencial. Muitos vazamentos acontecem devido ao armazenamento inadequado de planilhas, e-mails antigos ou documentos esquecidos em sistemas internos.
Com o crescimento do comércio eletrônico, da inteligência artificial e da transformação digital, o volume de dados tratados pelas empresas aumentou drasticamente. Nesse cenário, saber quando manter e quando descartar informações tornou-se parte fundamental das estratégias de compliance e proteção de dados.
Mais do que atender exigências legais, adotar práticas corretas de retenção e descarte demonstra responsabilidade, fortalece a confiança dos consumidores e contribui para uma cultura organizacional mais segura e transparente.
Fonte: LGPD Shop